Hãy thử tưởng tượng một dự án có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tệp dữ liệu: mô hình kiến trúc, kết cấu, MEP, bản vẽ, bảng thống kê, hồ sơ kỹ thuật và báo cáo.
Mỗi đơn vị lại đặt tên file theo một cách khác nhau. Người dùng viết tắt, người thêm mã dự án, người thêm ngày tháng, người lại tạo hàng loạt phiên bản như FINAL, FINAL_2, FINAL_LATEST…
Khi số lượng dữ liệu ngày càng tăng, việc tìm đúng file, xác định đúng phiên bản và hiểu đúng nội dung trở thành một vấn đề không nhỏ đối với dự án BIM. Đây chính là lý do quy ước đặt tên (Naming Convention) đóng vai trò quan trọng trong quản lý thông tin theo ISO 19650.
Naming Convention không chỉ giúp file gọn gàng và dễ tìm hơn. Một quy ước đặt tên được chuẩn hóa giúp các bên tham gia dự án hiểu thống nhất, trao đổi chính xác và quản lý thông tin hiệu quả trong suốt vòng đời dự án.
Với BIMCAD Vietnam, một quy trình BIM hiệu quả không chỉ bắt đầu từ mô hình tốt, mà còn bắt đầu từ cách tổ chức và quản lý thông tin một cách nhất quán.
Một tên file có thể trông không đáng kể khi xét riêng lẻ. Nhưng trong một dự án lớn, hàng nghìn file được đặt tên theo cùng một quy tắc sẽ tạo ra một giá trị quan trọng hơn nhiều:
Một môi trường thông tin nhất quán và dễ dự đoán. Quy ước đặt tên được xây dựng rõ ràng giúp các bên tham gia dự án nhanh chóng xác định:
Thay vì phải mở từng file để kiểm tra nội dung, người dùng có thể đọc và hiểu các thông tin chính ngay từ tên file. Đó chính là giá trị của một Naming Convention được chuẩn hóa theo ISO 19650: biến tên file từ một chuỗi ký tự đơn thuần thành một mã định danh có cấu trúc cho thông tin dự án.
Một hiểu lầm khá phổ biến là cho rằng ISO 19650 chỉ đơn giản đưa ra một quy tắc đặt tên file. Thực tế không phải vậy.
ISO 19650 cung cấp một framework rộng hơn cho việc quản lý thông tin xuyên suốt vòng đời của tài sản, từ giai đoạn thiết kế, xây dựng đến vận hành và quản lý.
Trong đó, Naming Convention chỉ là một thành phần của hệ thống quản lý thông tin tổng thể. Quy ước đặt tên được triển khai cùng với nhiều yếu tố khác như:
Mục tiêu cuối cùng rất rõ ràng: Đúng thông tin – đúng định dạng – đúng thời điểm – đúng người.
Vì vậy, chuẩn hóa cách đặt tên file không phải là đích đến, mà là một phần trong cách tiếp cận tổng thể giúp dự án tổ chức, kiểm soát và trao đổi thông tin BIM một cách nhất quán và hiệu quả.
Một Naming Convention hiệu quả không chỉ là việc đặt tên file theo một cấu trúc cố định. Nó cần đảm bảo rằng mọi người trên dự án đều có thể hiểu, áp dụng và quản lý thông tin một cách nhất quán.
Tất cả các bên tham gia dự án cần tuân theo cùng một cấu trúc đặt tên.
Ví dụ, nếu một đơn vị gọi mô hình kiến trúc là ARC, trong khi đơn vị khác sử dụng ARCH, sự thiếu thống nhất này có thể gây nhầm lẫn ngay từ bước trao đổi thông tin.
Người dùng cần có khả năng hiểu logic của tên file mà không phải ghi nhớ hàng trăm trường hợp ngoại lệ.
Một hệ thống đặt tên tốt phải giúp việc tìm kiếm và nhận diện thông tin đơn giản hơn, thay vì tạo thêm một lớp phức tạp cho quy trình BIM.
Mỗi Information Container cần có một định danh riêng, giúp người dùng xác định chính xác file mà không bị nhầm lẫn.
Hai file khác nhau không nên vô tình sử dụng cùng một mã định danh.
Quy ước đặt tên cần phù hợp với nhiều quy mô dự án — từ một dự án nhỏ chỉ có vài bộ môn cho đến các dự án hạ tầng lớn với hàng trăm đơn vị cùng tham gia.
Một Naming Convention được thiết kế tốt phải có khả năng mở rộng mà vẫn duy trì tính nhất quán và dễ quản lý.
Tùy thuộc vào tiêu chuẩn thông tin và yêu cầu đã thống nhất của dự án, Naming Convention có thể sử dụng các trường thông tin có cấu trúc để thể hiện những nội dung như:
Project + Originator + Volume/System + Level/Location + Type + Role/Discipline + Number
Ví dụ, một dự án có thể quy định cấu trúc tương tự: PRJ-ABC-ZZ-XX-M-0001
Trong đó, từng thành phần có thể đại diện cho dự án, đơn vị tạo lập, hệ thống/hạng mục, tầng hoặc vị trí, loại thông tin, bộ môn và số thứ tự.
Tuy nhiên, không có một cấu trúc tên file duy nhất áp dụng cho mọi dự án. Cấu trúc cụ thể cần được xác định dựa trên yêu cầu thông tin, tiêu chuẩn và quy ước đã được thống nhất của từng dự án.
Điều quan trọng không phải là ghi nhớ một tên file cụ thể. Mà là xây dựng một hệ thống phân loại thông tin nhất quán, để mọi thành viên dự án có thể dễ dàng nhận diện, tìm kiếm, trao đổi và quản lý thông tin.
Naming Convention càng phát huy hiệu quả khi được kết hợp với một Common Data Environment (CDE) được thiết lập và quản lý đúng cách.
CDE cung cấp một môi trường có kiểm soát để lưu trữ, quản lý và trao đổi thông tin dự án.
Thay vì file bị phân tán ở nhiều nơi như:
Thông tin có thể được quản lý và luân chuyển theo quy trình và trạng thái được xác định rõ ràng.
Điều này giúp dự án cải thiện:
Có thể hiểu đơn giản: Naming Convention tạo ra cấu trúc. CDE cung cấp môi trường để cấu trúc đó được quản lý và vận hành.
Khi kết hợp cả hai, dự án không chỉ đặt tên file nhất quán, mà còn có một hệ thống để kiểm soát thông tin xuyên suốt quá trình tạo lập, chia sẻ, phê duyệt và phát hành.
Hãy hình dung một dự án có nhiều bộ môn cùng tham gia và hàng trăm file được trao đổi mỗi tuần.
Nếu không có quy ước đặt tên thống nhất, các bên rất dễ gặp phải những vấn đề như:
Chuẩn hóa Naming Convention không thể loại bỏ hoàn toàn sai sót do con người. Nhưng nó giúp giảm đáng kể sự mơ hồ và nhầm lẫn trong quá trình nhận diện thông tin.
Đặc biệt với các dự án BIM phức tạp, khi số lượng file và số bên tham gia ngày càng tăng, giảm sự mơ hồ trong thông tin cũng đồng nghĩa với giảm thời gian tìm kiếm, kiểm tra và xử lý sai sót. Đó là một lợi ích lớn về năng suất và hiệu quả phối hợp của dự án.
Một tiêu chuẩn đặt tên chỉ thực sự có giá trị khi mọi người hiểu và tuân thủ nó trong thực tế. Vì vậy, việc xây dựng quy ước thôi là chưa đủ. Cách triển khai và quản lý mới quyết định hiệu quả của Naming Convention trong dự án.
Các tổ chức nên xác định rõ:
Khi có thể, dự án cũng nên áp dụng kiểm tra tự động (Automated Validation) để phát hiện các file đặt tên sai quy chuẩn trước khi chúng được đưa vào quy trình quản lý thông tin chính thức.
Đây cũng là điểm giao thoa ngày càng rõ giữa BIM Automation và Information Management — khi công nghệ không chỉ giúp tạo và xử lý mô hình, mà còn hỗ trợ kiểm soát chất lượng và tính nhất quán của thông tin BIM.
Với một dự án quy mô nhỏ, việc đặt tên file không nhất quán có thể chỉ gây ra một vài bất tiện trong quá trình làm việc.
Nhưng với các dự án lớn như sân bay, bệnh viện, trung tâm dữ liệu, đường sắt hoặc các dự án hạ tầng, vấn đề này có thể trở thành một thách thức nghiêm trọng trong quản lý thông tin.
Hàng nghìn file có thể được tạo ra và trao đổi bởi nhiều bên khác nhau:
Khi quy mô dự án càng lớn, số lượng thông tin, số bên tham gia và số lần trao đổi càng tăng. Vì vậy, giá trị của việc chuẩn hóa cũng ngày càng lớn.
Một Naming Convention được xây dựng tốt giúp dự án duy trì tính nhất quán, khả năng truy xuất và kiểm soát thông tin, ngay cả khi hàng nghìn file được tạo lập và quản lý bởi hàng trăm bên tham gia.
Để các nguyên tắc ISO 19650 được áp dụng hiệu quả trong thực tế, dự án cần một môi trường giúp tổ chức, kiểm soát và luân chuyển thông tin theo đúng quy trình.
VinaCDE hỗ trợ dự án quản lý tập trung file, phiên bản, trạng thái và quy trình phê duyệt, kết hợp với hệ thống phân quyền và lịch sử thay đổi rõ ràng.
Từ WIP → Shared → Published → Archived, thông tin được kiểm soát xuyên suốt thay vì bị phân tán qua email, chat hoặc các thư mục riêng lẻ. BIM không chỉ là tạo ra thông tin. VinaCDE giúp dự án kiểm soát thông tin đó đúng cách.
Đọc thêm: VinaCDE - Nền tảng CDE số 1 cho ngành Xây dựng Việt Nam
Trong một dự án BIM, Naming Convention không đơn thuần là cách đặt tên file. Đó là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý thông tin theo ISO 19650, giúp các bên có thể nhận diện, tìm kiếm, trao đổi và kiểm soát dữ liệu một cách nhất quán.
Khi kết hợp Naming Convention + CDE + quy trình kiểm soát thông tin, dự án có thể giảm sự mơ hồ, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bên.
BIMCAD Vietnam cung cấp dịch vụ BIM Modeling, BIM Coordination, BIM Automation và BIM Software Development, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình BIM phù hợp với yêu cầu dự án và tiêu chuẩn quốc tế.
👉 Bạn đang cần triển khai BIM, chuẩn hóa quy trình hoặc phát triển giải pháp BIM theo yêu cầu? Liên hệ BIMCAD Vietnam để được tư vấn.
