RFI (Yêu cầu Thông tin) là gì? Giải thích chi tiết về sự khác biệt giữa RFI, RFP và RFQ, cũng như quy trình lựa chọn nhà cung cấp!

Trong quá trình triển khai dự án hoặc tìm kiếm giải pháp công nghệ, doanh nghiệp thường nghe đến các thuật ngữ như RFI, RFP, hay RFQ. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn về ý nghĩa, mục đích và thời điểm áp dụng chúng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ:
✔ RFI là gì và khi nào cần sử dụng?
✔ Sự khác biệt giữa RFI, RFP, RFQ
✔ Quy trình lựa chọn nhà cung cấp với các bước cụ thể

RFI (REQUEST FOR INFORMATION) LÀ GÌ?

RFI là viết tắt của Request for Information, hay còn gọi là Yêu cầu cung cấp thông tin. Đây là tài liệu được bên mua gửi cho các nhà cung cấp tiềm năng nhằm thu thập thông tin tổng quan về sản phẩm/dịch vụ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ thị trường trước khi bước vào giai đoạn đàm phán hoặc đấu thầu.

Request for Information

Khi nào cần RFI?

• Khi doanh nghiệp chưa rõ yêu cầu cụ thể, cần tìm hiểu thị trường.
• Khi muốn so sánh nhiều giải pháp từ nhiều nhà cung cấp.
• Trước khi ra quyết định lựa chọn đối tác hoặc mời thầu.

MỤC ĐÍCH CỦA RFI

• Thu thập thông tin tổng quan về sản phẩm/dịch vụ.
• Hiểu rõ năng lực nhà cung cấp.
• Giúp sàng lọc đối tác tiềm năng trước khi chuyển sang RFP (đề xuất chi tiết) hoặc RFQ (báo giá).

SỰ KHÁC BIỆT GIỮA RFI, RFP VÀ RFQ

RFI, RFP và RFQ

Ba thuật ngữ này thường xuất hiện cùng nhau, nhưng mỗi loại tài liệu có mục đích khác nhau:

CÁC MỤC CẦN CÓ TRONG RFI

Một RFI hiệu quả thường gồm:

• Giới thiệu & mục tiêu dự án
• Thông tin doanh nghiệp
• Hiện trạng và vấn đề
• Thông tin yêu cầu từ nhà cung cấp
• Định dạng phản hồi & thời hạn trả lời

8 LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG RFI

1. Hiểu rõ thị trường & sản phẩm.
2. So sánh dễ dàng giữa các nhà cung cấp.
3. Đưa ra quyết định khách quan.
4. Sàng lọc nhà cung cấp nhanh chóng.
5. Tiếp cận thông tin mới nhất.
6. Giảm chi phí & thời gian nghiên cứu.
7. Tăng tính minh bạch trong lựa chọn.
8. Dễ lưu trữ & sử dụng làm tài liệu tham khảo.

CÁC LƯU Ý KHI VIẾT RFI

• Xác định mục tiêu rõ ràng.
• Câu hỏi ngắn gọn, dễ trả lời.
• Không yêu cầu thông tin quá chi tiết.
• Giao tiếp qua email để tiết kiệm thời gian.

RFP & RFQ LÀ GÌ?

• RFP (Request for Proposal): Là tài liệu được gửi đến các nhà cung cấp để yêu cầu họ đưa ra đề xuất chi tiết về giải pháp, phương pháp triển khai và chi phí dự kiến cho một dự án cụ thể. RFP thường được sử dụng khi doanh nghiệp đã xác định rõ yêu cầu và mục tiêu, nhưng cần các nhà cung cấp đề xuất phương án tối ưu để thực hiện.
• RFQ (Request for Quotation): Là tài liệu được sử dụng để yêu cầu các nhà cung cấp cung cấp báo giá chi tiết và chính xác cho sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà doanh nghiệp quan tâm. RFQ thường xuất hiện ở giai đoạn cuối của quy trình lựa chọn, khi yêu cầu kỹ thuật đã rõ ràng và mục tiêu là so sánh chi phí để lựa chọn phương án tốt nhất.

QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

Bước 1: Gửi RFI để thu thập thông tin.
Bước 2: Phân tích, sàng lọc và gửi RFP cho 3–5 nhà cung cấp phù hợp.
Bước 3: Nhận báo giá (RFQ) và đánh giá chi tiết.
Bước 4: Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng.

KẾT LUẬN

Việc hiểu rõ và sử dụng đúng RFI, RFP và RFQ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, lựa chọn đúng đối tác và tối ưu chi phí.

Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc xây dựng quy trình RFI-RFP-RFQ hoặc triển khai giải pháp số hóa, BIMCAD Vietnam sẵn sàng đồng hành cùng bạn.