RFI (YÊU CẦU THÔNG TIN) LÀ GÌ?
RFI là viết tắt của Request for Information, nghĩa là Yêu cầu cung cấp thông tin. Đây là tài liệu được doanh nghiệp hoặc tổ chức phát hành khi cần thu thập thông tin từ các nhà cung cấp (vendor) về sản phẩm, dịch vụ, công nghệ hoặc giải pháp trước khi đưa ra quyết định mua sắm hay triển khai.
RFI (Request for Information)
Trong lĩnh vực CNTT, xây dựng hoặc các dự án quy mô lớn, RFI giúp doanh nghiệp hiểu rõ thị trường, công nghệ và các tùy chọn có sẵn. Nó là bước đầu tiên trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp, trước khi chuyển sang các bước chi tiết hơn như báo giá (RFQ) hoặc đề xuất giải pháp (RFP).
SỰ KHÁC BIỆT GIỮA RFI VÀ RFP
RFI – Request for Information
- Mục đích: Thu thập thông tin tổng quan về sản phẩm, dịch vụ và năng lực nhà cung cấp.
- Nội dung: Thông tin cơ bản về công ty, tính năng sản phẩm, công nghệ được sử dụng, kinh nghiệm triển khai.
- Khi sử dụng: Giai đoạn nghiên cứu, chưa có yêu cầu cụ thể về giải pháp hoặc ngân sách.
RFP – Request for Proposal
- Mục đích: Yêu cầu nhà cung cấp đưa ra đề xuất chi tiết và báo giá cụ thể, bao gồm giải pháp triển khai.
- Nội dung: Bao gồm yêu cầu kỹ thuật, phạm vi công việc, thời gian triển khai, ngân sách dự kiến.
- Khi sử dụng: Sau khi đã xác định rõ nhu cầu và mục tiêu, tiến tới lựa chọn đối tác triển khai dự án.
👉 Tóm gọn:
- RFI = Thu thập thông tin (mang tính khảo sát, khám phá)
- RFP = Đề xuất chi tiết (mang tính cam kết triển khai)
CÁC HẠNG MỤC CHÍNH TRONG RFI
1. Mục tiêu & Phạm vi
- Doanh nghiệp muốn thu thập loại thông tin nào? (Ví dụ: giải pháp kỹ thuật, khả năng triển khai, chi phí dự kiến).
- Dự án hướng tới mục tiêu gì? (Tối ưu chi phí, cải thiện hiệu suất, đổi mới công nghệ).
- Phạm vi áp dụng: quy mô triển khai (toàn công ty, một bộ phận hay nhiều chi nhánh).
2. Thông tin về doanh nghiệp
- Giới thiệu sơ bộ về công ty phát hành RFI: lịch sử hình thành, quy mô hoạt động, thị trường mục tiêu.
- Định hướng phát triển và mục tiêu chiến lược (liên quan đến dự án).
- Thông tin về cơ cấu tổ chức hoặc bộ phận liên quan đến dự án.
3. Thông tin về nhà cung cấp
- Lịch sử công ty, thời gian hoạt động, uy tín trên thị trường.
- Quy mô: số lượng nhân sự, phạm vi hoạt động (quốc tế, trong nước).
- Năng lực kỹ thuật: chứng chỉ, công nghệ, đối tác chiến lược.
- Các dự án tiêu biểu đã triển khai (đặc biệt trong ngành tương tự).
4. Thông tin sản phẩm/dịch vụ
- Tính năng chi tiết của sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Ưu điểm nổi bật, điểm khác biệt so với đối thủ.
- Công nghệ sử dụng, tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng.
- Khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp.
- Lộ trình nâng cấp hoặc hỗ trợ mở rộng trong tương lai.
5. Yêu cầu bổ sung
- Điều kiện triển khai: thời gian, phương pháp, nguồn lực yêu cầu.
- Chính sách bảo hành, bảo trì, nâng cấp.
- Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật: trực tuyến, tại chỗ, thời gian phản hồi.
- Cam kết về bảo mật thông tin, tuân thủ pháp luật và quy định ngành.
LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG RFI
- Đảm bảo công bằng trong lựa chọn nhà cung cấp
Có bằng chứng minh bạch về quá trình thu thập thông tin, giúp tránh thiên vị.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí
Sàng lọc nhà cung cấp không phù hợp trước khi bước vào đàm phán chi tiết.
- Thu thập thông tin chuyên sâu
Giúp doanh nghiệp cập nhật công nghệ, dịch vụ mới, từ đó đưa ra chiến lược tối ưu hơn.
- Cơ sở để so sánh và đánh giá
Tạo tiêu chí rõ ràng cho việc lựa chọn nhà cung cấp ở các bước tiếp theo (RFQ, RFP).
KẾT LUẬN
RFI đóng vai trò là bước khởi đầu quan trọng trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp và triển khai dự án. Hiểu rõ sự khác biệt giữa RFI và RFP giúp doanh nghiệp triển khai chiến lược mua sắm hoặc đầu tư hiệu quả hơn.
Tại BIMCAD Vietnam, chúng tôi cung cấp giải pháp số hóa và tích hợp thông tin trong lĩnh vực xây dựng, bao gồm BIM, CDE, quản lý dự án số. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách áp dụng RFI – RFP trong dự án BIM hoặc xây dựng, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.
