Trong các dự án xây dựng, chúng ta phải xử lý nhiều loại tệp như bản vẽ, CAD, mô hình 3D… Việc thiết lập một hệ thống giúp quản lý dữ liệu này an toàn, chính xác, đồng thời cho phép tất cả các bên liên quan truy cập thông tin mới nhất một cách thuận lợi là vô cùng quan trọng.
Tuy nhiên, nếu mỗi cá nhân quản lý dữ liệu rời rạc trên các nền tảng lưu trữ đám mây hoặc thư mục cục bộ khác nhau, sẽ dễ xảy ra tình trạng không xác định được đâu là phiên bản mới nhất, quy trình phê duyệt bị rối loạn, dẫn đến phát sinh sửa đổi và làm lại không cần thiết. Chính vì vậy, việc xây dựng CDE (Common Data Environment – Môi trường dữ liệu chung) ngày càng được chú trọng.
Trong tài liệu này, BimCAD Vietnam tổng hợp quy trình xây dựng CDE từ cấu trúc thư mục, workflow, quy tắc đặt tên đến quản lý phiên bản - theo hướng dễ áp dụng trong thực tế dự án.
Dựa trên tư duy của tiêu chuẩn ISO 19650, nội dung giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản lý thông tin phù hợp với BIM/CIM, nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng dự án trong bối cảnh chuyển đổi số.
Để hiểu đúng về CDE (Common Data Environment – Môi trường dữ liệu chung), cần nắm rõ đặc điểm của nó, sự khác biệt so với cloud storage, cũng như tư duy quản lý thông tin theo tiêu chuẩn ISO 19650. CDE không chỉ được xem là nơi lưu trữ dữ liệu, mà là một hệ thống quản lý thông tin xuyên suốt dự án, với cấu trúc phân loại và kiểm soát trạng thái dữ liệu nhất quán.
Trong CDE dữ liệu sẽ được quản lý theo luồng WIP → Shared → Published, thể hiện quá trình kiểm tra, phê duyệt và công bố thông tin. Đây không chỉ là cách tổ chức thư mục, mà còn là cơ chế đảm bảo dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ, giúp minh bạch tiến độ và nâng cao hiệu quả phối hợp trong dự án.
Tìm hiểu thêm: Tìm Hiểu Về CDE
CDE là môi trường trong đó tất cả các bên tham gia dự án tổ chức và quản lý thông tin theo một bộ quy tắc chung, đồng thời luôn có thể truy cập vào dữ liệu phiên bản mới nhất. Việc tập trung quản lý nhiều loại thông tin như mô hình BIM 3D, bản vẽ CAD hay các tài liệu liên quan giúp nâng cao hiệu quả chia sẻ thông tin và quản lý dự án.
Ngoài ra, CDE còn cho phép thiết lập phân quyền truy cập, đảm bảo chỉ những người liên quan mới có quyền xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu. Điều này giúp hạn chế sai sót, đồng thời làm rõ trách nhiệm trong các dự án xây dựng.
Ví dụ trong giai đoạn thiết kế, dữ liệu sẽ được xử lý theo luồng: WIP (đang làm việc) → Shared (đã chia sẻ) → Published (phát hành chính thức). Nhờ quy trình này, có thể xác định rõ ai đã chỉnh sửa và thời điểm chỉnh sửa, từ đó đảm bảo khả năng truy vết (traceability) trong suốt vòng đời dự án.
Cloud storage thường được sử dụng như nơi lưu trữ tệp trực tuyến, trong đó việc tổ chức thư mục, quy tắc đặt tên hay cách lưu trữ phụ thuộc nhiều vào từng cá nhân sử dụng.
Trong khi đó, khi xây dựng CDE, toàn bộ cấu trúc thư mục, phân loại thông tin, quy tắc đặt tên và quản lý trạng thái đều được chuẩn hóa và thống nhất. Nhờ vậy, các bên trong dự án có thể làm việc theo cùng một tiêu chuẩn, giúp quy trình thực hiện và kiểm tra (review) trở nên nhất quán hơn.
Tuy nhiên, không cần xem CDE và cloud storage là hoàn toàn tách biệt. Trên thực tế, nhiều dự án đã kết hợp các nền tảng như SharePoint hay Box với các nguyên tắc của CDE để xây dựng một hệ thống quản lý và chia sẻ thông tin hiệu quả.
| Hạng mục | Cloud Storage | CDE (Môi trường dữ liệu chung) |
|---|---|---|
| Cách quản lý | Theo cá nhân | Theo quy tắc thống nhất |
| Cấu trúc thư mục | Tự do | Được thiết kế sẵn |
| Quy tắc đặt tên | Tùy ý | Chuẩn hóa |
| Quy trình phê duyệt | Hầu như không có | Có |
| Mục đích | Lưu trữ | Quản lý & chia sẻ |
ISO 19650 là bộ tiêu chuẩn quốc tế do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, quy định về quản lý thông tin trong các dự án xây dựng. Theo tiêu chuẩn này, trong thực tế triển khai, CDE thường được tổ chức theo các trạng thái: WIP, Shared, Published, Archive để quản lý dữ liệu theo từng giai đoạn.
Đầu tiên, tại WIP (Work In Progress), dữ liệu được tạo và chỉnh sửa bởi người phụ trách. Sau đó, thông qua quy trình kiểm tra và phê duyệt (workflow), dữ liệu sẽ được chuyển sang Shared để chia sẻ. Những tệp được phê duyệt chính thức sẽ trở thành Published, và các phiên bản cũ sẽ được lưu trữ tại Archive để có thể tra cứu khi cần.
Như vậy, CDE không chỉ là nơi lưu trữ dữ liệu mà còn là nền tảng cốt lõi trong quản lý thông tin, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và sự minh bạch trong quy trình phê duyệt.
Luồng dữ liệu cơ bản trong CDE:
WIP (Đang làm việc)
↓
Shared (Review / Chia sẻ)
↓
Published (Phát hành chính thức)
↓
Archive (Lưu trữ)
Tiến hành xây dựng CDE theo 5 bước sau
Bước | Nội dung | Mục tiêu |
|---|---|---|
| ① Xác định mục tiêu | Xây dựng CDE để làm gì | Làm rõ phạm vi |
| ② Phân loại thông tin | WIP / Shared / Published / Archive | Quản lý trạng thái dữ liệu |
| ③ Cấu trúc thư mục | Thiết kế phân cấp (Project / Design…) | Tổ chức thông tin |
| ④ Workflow | Quy trình review & phê duyệt | Kiểm soát chất lượng |
| ⑤ Đặt tên & version | Quy tắc file & quản lý phiên bản | Đảm bảo truy vết |
Trong quá trình xây dựng CDE, cần bắt đầu từ việc xác định rõ mục tiêu và phạm vi, sau đó từng bước thiết lập: phân loại thông tin, cấu trúc thư mục, workflow, cũng như quy tắc đặt tên và quản lý phiên bản.
Việc nắm được tổng thể trước khi triển khai sẽ giúp dễ dàng liên kết các hạng mục và hạn chế sai sót.
Triển khai theo 5 bước này giúp xây dựng nền tảng quản lý thông tin hiệu quả, phù hợp với BIM/CIM, đồng thời giảm thiểu lỗi và việc làm lại trong dự án.
Trước tiên, cần xác định rõ mục tiêu của CDE và phạm vi áp dụng. Xác định các loại dữ liệu như bản vẽ CAD, mô hình BIM, hình ảnh, tài liệu… để làm rõ phạm vi vận hành.
Dựa trên ISO 19650, dữ liệu được quản lý theo các trạng thái: WIP, Shared, Published, Archive. Giúp làm rõ luồng dữ liệu từ khi tạo lập đến khi công bố.
Tổ chức thư mục theo dự án, kết hợp trạng thái dữ liệu và giai đoạn triển khai. Quan trọng là cấu trúc phải thể hiện được luồng thông tin.
Xây dựng quy trình review và phê duyệt, xác định rõ vai trò của từng bên ở mỗi bước. Kết hợp với phân quyền để tránh nhầm lẫn trong vận hành.
Chuẩn hóa tên file và cách quản lý version để kiểm soát lịch sử thay đổi. Giúp tăng khả năng tìm kiếm và đảm bảo traceability trong dự án.
Dựa trên 5 bước đã trình bày ở phần trước, chúng ta sẽ đi vào quy trình triển khai cụ thể. Bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phạm vi, sau đó lần lượt thiết kế: phân loại thông tin, cấu trúc thư mục, workflow, và quy tắc đặt tên & quản lý phiên bản.
Việc triển khai theo từng bước giúp xây dựng môi trường CDE phù hợp với dự án. Đồng thời, cần linh hoạt điều chỉnh theo thực tế vận hành tại công trường để đảm bảo áp dụng hiệu quả.
Nếu mục tiêu là quản lý xuyên suốt từ thiết kế đến thi công, các dữ liệu như: bản vẽ thiết kế, kế hoạch thi công, hình ảnh, mô hình 3D… sẽ được đưa vào CDE.
Về đối tượng sử dụng, cần xác định rõ có bao gồm: đội thiết kế, quản lý thi công, giám sát hiện trường và cả các nhà thầu phụ hay không.
Việc xác định rõ mục tiêu như “xây dựng nền tảng chia sẻ và quản lý dữ liệu chính xác, luôn cập nhật” sẽ giúp định hướng cho toàn bộ thiết kế phía sau.
Việc phân loại thông tin dựa trên bốn danh mục: Đang thực hiện (WIP), Đã chia sẻ (Shared), Đã xuất bản (Published) và Lưu trữ (Archive).
Bạn có thể chia phần "Đã chia sẻ" thành các danh mục như "Đang xem xét" và "Đang chỉnh sửa" nếu cần, nhưng hãy cố gắng giữ cấu trúc càng đơn giản càng tốt.
Đặc biệt, việc quản lý đúng cách khu vực WIP (Công việc đang tiến hành) rất quan trọng đối với dữ liệu BIM và CIM được cập nhật thường xuyên.
Tạo một thư mục cấp cao nhất cho mỗi dự án, sau đó đặt các danh mục như Đang thực hiện (WIP), Đã chia sẻ (Shared) và Đã xuất bản (Published) vào bên trong thư mục đó. Tiếp tục sắp xếp chúng theo giai đoạn, chẳng hạn như "Thiết kế" và "Xây dựng" (Design) và "Thi công" (Construction).
Việc tạo ra cấu trúc thư mục giúp luồng thông tin dễ hiểu và dễ quản lý là rất quan trọng. Chúng tôi sẽ điều chỉnh cấu trúc này sau khi tham khảo ý kiến của cả nhóm thiết kế và nhóm thi công để đảm bảo không phát sinh vấn đề gì.
Ví dụ cấu trúc thư mục:
Project_A
├─ WIP
│ ├─ Design
│ └─ Construction
├─ Shared
├─ Published
└─ ArchiveĐiều này mô tả quy trình mà dữ liệu được người tạo đăng ký ở trạng thái WIP (đang trong quá trình hoàn thiện) sẽ được người quản lý xem xét, chuyển sang trạng thái Chia sẻ, và sau đó được phê duyệt trước khi được xuất bản.
Điều quan trọng là phải xác định rõ ràng "ai", "thời hạn" và "việc cần làm" để tránh bỏ sót bất cứ điều gì.
Ngoài ra, bạn nên cấu hình quản lý quyền trước, chẳng hạn như giới hạn quyền di chuyển tệp vào thư mục Chia sẻ.
Tìm hiểu thêm: Phân quyền trong dự án BIM
Tên tập tin sẽ bao gồm tên dự án, nội dung, ngày tháng và phiên bản. Ví dụ: "PRJ01_PLAN_20270120_v01"
Nếu cần thiết, chúng tôi sẽ bổ sung LOD (Mức độ dữ liệu) và mã phòng ban để tăng cường khả năng nhận dạng dữ liệu.
Quản lý phiên bản bao gồm việc gán số phiên bản cho mỗi bản cập nhật và thiết lập các quy tắc lưu trữ dữ liệu cũ trong kho lưu trữ. Điều này giúp dễ dàng theo dõi và tham khảo lịch sử.
Công cụ | Đặc điểm | Phù hợp với |
|---|---|---|
BIM 360 | Nền tảng BIM của Autodesk, mạnh về quản lý thi công & phối hợp | Dự án thi công, quy mô trung–lớn |
Trimble Connect | Kết nối dữ liệu đa nền tảng, hỗ trợ tốt BIM & phối hợp 3D | Dự án cần phối hợp nhiều bên |
VinaCDE | Nền tảng CDE cho ngành xây dựng Việt Nam; hỗ trợ quản lý tài liệu, phối hợp BIM và chuẩn hóa workflow | Doanh nghiệp cần quản lý thông tin dự án tập trung và chuẩn hóa quy trình CDE |
PlanGrid | Quản lý bản vẽ & tài liệu hiện trường, dễ sử dụng | Dự án thi công, quản lý hiện trường |
Box | Lưu trữ & chia sẻ đơn giản trên cloud | Dự án nhỏ, nhu cầu cơ bản |
Hiện nay có nhiều công cụ có thể triển khai CDE, tiêu biểu như BIM 360, Trimble Connect, VinaCDE, PlanGrid hay Box.
Các công cụ này đều hoạt động trên nền tảng cloud, hỗ trợ tốt phân quyền truy cập và quản lý phiên bản, giúp dễ dàng xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu theo mô hình CDE khi kết hợp với quy trình vận hành phù hợp.
Việc lựa chọn công cụ cần dựa trên nhiều yếu tố:
Ngoài ra, việc thu thập phản hồi từ người dùng thực tế cũng rất quan trọng, giúp xác định tính năng nào thực sự hữu ích tại công trường, từ đó giảm rủi ro khi triển khai.
Tìm hiểu thêm: Môi Trường Dữ Liệu Chung (CDE) Trong BIM
VinaCDE là nền tảng CDE ( Common Data Environment) dành cho ngành xây dựng Việt Nam, giúp doanh nghiệp tập trung quản lý tài liệu, bản vẽ, mô hình BIM và quy trình phối hợp dự án trên một hệ thống thống nhất. Thay vì quản lý thông tin phân tán qua email, ứng dụng nhắn tin và các thư mục riêng lẻ, doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu và kiểm soát luồng xử lý theo quy trình đã thiết lập.
Đối chiếu với 5 bước thiết lập CDE, VinaCDE hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và kiểm soát thông tin dự án thông qua các nhóm chức năng sau.
Yêu cầu triển khai CDE | Khả năng hỗ trợ của VinaCDE |
|---|---|
| Quản lý tập trung dữ liệu | Tập trung bản vẽ CAD, mô hình BIM và tài liệu dự án |
| Phân loại thông tin | Hỗ trợ tổ chức dữ liệu theo các trạng thái và quy trình quản lý thông tin |
| Phân quyền truy cập | Kiểm soát quyền theo người dùng và vai trò |
| Review và phê duyệt | Hỗ trợ các quy trình Issues, RFI, Submittals và Transmittals |
| Quản lý phiên bản | Theo dõi phiên bản và lịch sử thay đổi của tài liệu |
| Theo dõi dự án | Tổng hợp trạng thái xử lý và các điểm nghẽn qua dashboard |
Nhờ kết hợp quản lý tài liệu, phối hợp BIM và kiểm soát workflow, VinaCDE giúp chuyển các nguyên tắc CDE từ quy trình trên giấy thành hoạt động quản lý thông tin có thể vận hành trong dự án thực tế.
ISO 19650 nhấn mạnh việc tổ chức, trao đổi và kiểm soát thông tin trong suốt quá trình thực hiện dự án BIM. Vì vậy, một hệ thống CDE cần hỗ trợ quy trình quản lý thông tin rõ ràng, từ tạo lập, chia sẻ, kiểm tra, phê duyệt đến phát hành và lưu trữ.
VinaCDE được định hướng hỗ trợ các nguyên tắc quản lý thông tin theo ISO 19650, đồng thời phù hợp với bối cảnh triển khai BIM tại Việt Nam, bao gồm việc tham chiếu tiêu chuẩn TCVN 14177-1:2024.
Đối với doanh nghiệp xây dựng, giá trị của VinaCDE không chỉ nằm ở việc lưu trữ dữ liệu tập trung mà còn ở khả năng thiết lập quy trình phối hợp thống nhất, kiểm soát trách nhiệm và nâng cao khả năng truy vết thông tin giữa các bên tham gia dự án.
VinaCDE phù hợp để doanh nghiệp cân nhắc khi cần:
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về tính năng, lựa chọn phương án triển khai và đăng ký demo dùng thử 30 ngày miễn phí để đánh giá mức độ phù hợp với quy trình quản lý dự án của mình.
Tìm hiểu nền tảng CDE VinaCDE: https://vina-cde.com/vi
Trong BIM/CIM theo định hướng của MLIT, trọng tâm không chỉ là mô hình mà là quản lý thông tin xuyên suốt dự án. Đây cũng chính là tư duy cốt lõi của CDE.
Khi triển khai BIM, dữ liệu không dừng ở 3D model mà còn bao gồm bản vẽ, tài liệu và tiến độ. Nếu được quản lý tập trung theo mô hình CDE, toàn bộ thông tin sẽ luôn đồng bộ, giảm sai lệch và dễ dàng kiểm soát khi nộp hồ sơ.
Trên thực tế, tại Nhật Bản, “CDE” có thể không được gọi tên trực tiếp, nhưng lại xuất hiện dưới dạng nền tảng chia sẻ thông tin và quy trình quản lý dữ liệu. Trong bối cảnh Construction DX, việc xây dựng hệ thống này không còn là lựa chọn — mà là nền tảng bắt buộc để triển khai BIM hiệu quả.
Thiết lập CDE (Common Data Environment – Môi trường dữ liệu chung) là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng chuẩn hóa cách tổ chức, chia sẻ và kiểm soát thông tin trong dự án BIM. Từ cấu trúc thư mục, phân quyền, quy trình phê duyệt đến quản lý phiên bản, mỗi thành phần cần được thiết lập đồng bộ để hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả phối hợp.
Để đưa quy trình CDE vào thực tế, doanh nghiệp cần kết hợp tiêu chuẩn quản lý thông tin, quy trình vận hành và nền tảng công nghệ phù hợp. VinaCDE là một lựa chọn dành cho doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam đang tìm kiếm giải pháp quản lý tài liệu, bản vẽ, mô hình BIM và workflow dự án trên một hệ thống thống nhất.
Tìm hiểu thêm về VinaCDE – nền tảng CDE cho ngành xây dựng Việt Nam tại vina-cde.com/vi để khám phá tính năng và đăng ký demo theo nhu cầu triển khai thực tế.
